WISSEN TEILEN, ZUGÄNGE SCHAFFEN HEIMAT WESTFALEN – 6/2024 / 9 ANWENDUNGSBEISPIELE FÜR DIE VERZEICHNUNG • Akten und Bücher erhalten eine Signatur, Titel und Laufzeit. Angaben zu Schäden sind sinnvoll. • Urkunden werden mit Datierung, Regest und gegebe- nenfalls Angaben zu Material und Siegeln verzeichnet. • Fotos benötigen Informationen zum Urheberrecht und Nutzungsrecht. Minimal: Signatur, kurze Bildbe- schreibung, circa Datierung, Fotograf (Urheberrecht), Nutzungsrecht; ergänzend: Maße, Fotoausrichtung, Farbigkeit und Material; sinnvoll: ausführliche Bild- beschreibung, Farbe oder s/w • Digitale Medien wie CDs und Filme sind nur begrenzt haltbar und sollten zur Langzeitsicherung digitalisiert und mehrfach kopiert werden. Speichermedien müssen mit technischen und inhaltlichen Angaben dokumen- tiert werden. Filme aus älterem Nitromaterial sind unter Umständen selbstentzündlich (Lagerung in ei- nem normalen Kühlschrank sinnvoll), Tonbänder/Film- streifen/Negative/Dias aller Art müssen möglichst bald digitalisiert werden. EXKURS: URHEBERRECHT BEI VERÖFFENTLICHUNG VON ARCHIVALIEN Einen Kalender mit historischen Aufnahmen herausgeben oder ein Video von der letzten Vereinsveranstaltung posten, Zeitungsausschnitte für eine Ortschronik nutzen oder Fotos der Museumsexponate online stellen – häufig sind Ehrenamtliche mit dem Urheberrecht konfrontiert. Der WHB hat gemeinsam mit dem Münsteraner Fachanwalt Wilhelm Achelpöhler 2021 einen praxisnahen Leitfaden für die Arbeit engagierter Laien vorgelegt, der beim WHB kostenlos bezogen werden kann. EXKURS: PFLICHTABGABE FÜR IN WESTFALEN PRODUZIERTE PUBLIKATIONEN Bei Büchern handelt sich nicht um Archivgut. Bücher und Publikationen müssen nicht dauerhaft im Heimatverein selbst vorgehalten und verzeichnet werden, denn dies ist der Auftrag der zuständigen Landesbibliothek. Publikationen, die Heimatvereine im Eigenverlag herausbringen, müssen ebenso wie Verlagsprodukte als Pflichtexemplare an die zuständige Landesbibliothek abgegeben werden. Neben der Abgabe„pflicht“ eröffnet sich hier auch eine Arbeitserleichterung, denn auf diese Weise könnte man sichergehen, dass Publikationen erstens einer größeren Öffentlichkeit zugänglich sind und zweitens fachgerecht systematisch erfasst und katalogisiert werden. In der Verbandszeitschrift Heimat Westfalen, Ausgabe 5/2019 haben wir bereits über die Abgabe von Pflichtexemplaren berichtet. Die ULB Münster ist für den Landesteil Westfalen zuständig. Für die westfälische Landeskunde und Heimatforschung hält sie ein umfassendes Angebot regionaler Literatur bereit. Beispiel für vier Kern-Metadaten der Verzeichnung Grafik/ LWL-Archivamt für Westfalen/Droste BEISPIEL FÜR SIGNATUREN 11/201 (lfd. Nr. 201 in Bestand 11) F 11/0001 (Buchstaben zum Beispiel für einen Fotobestand) Vier Kern-Metadaten bei der Verzeichnung enthalten Informationen wie • Signatur • Titel • Laufzeit (ältestes und jüngstes Stück in der Archivalie) • eine knappe Erläuterung für die Archivbestände
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