HEIMAT WESTFALEN – 6/2024 / 11 WISSEN TEILEN, ZUGÄNGE SCHAFFEN BEGRIFFE ZUR DIGITALISIERUNG Digitalisierungsstrategie: umfasst langfristige Ziele und Leitlinien, eine strategische Bestandsaufnahme und die Planung einzelner Maßnahmen Digitalisierungsprojekte: detaillierte Planung für die Umsetzung spezifischer Projekte, einschließlich Zielsetzung, technischer und personeller Ausstattung sowie Zeitplan und Kosten digitale Unterlagen: digital entstanden, langfristige Speicherung; Langzeitarchivierung in PDF/A-Format, Verwendung von OCR zur Volltexterkennung und Anbindung an Archivsoftware Digitalisate: professionell gescannte analoge Archivbestände (Das heißt gut ausgeleuchtet, scharf und nicht verzerrt, sodass eine Weiterverarbeitung ohne Weiteres möglich ist.) WELCHE ARCHIVSOFTWARE NUTZEN? Eine Recherche im Archiv funktioniert über die Metadaten im AIS und nicht über den Namen der einzelnen (Bild-)Datei, insofern so eine besteht. Die auf Seite 9 genannten vier Metadaten bei der Verzeichnung sind hier völlig ausreichend und sparen ehrenamtlich Engagierten langfristig Geld, Zeit, Nerven und technisches Know-how. Umfassende Programme, wie sie von professionellen Archiven genutzt werden, sind für die heterogenen Sammlungen der Heimatvereine häufig keine gewinnbringende Option. Neben den recht hohen Kosten für die Anschaffung entstehen laufende Kosten für Updates und Support. Ein Großteil der zusätzlichen professionellen Features und Eintragungsmöglichkeiten in solchen Programmen sind für private Archive in der Regel nicht nötig. Nicht vorenthalten werden soll jedoch, dass einer dieser professionellen Anbieter nun eine Variante für private Archive auf den Markt bringt. Die Redaktion der Heimat Westfalen wird die Entwicklung zu „AUGIAS Private Edition“ im Blick behalten. Da es sich um ein kostenpflichtiges Produkt handelt, können wir lediglich empfehlen, sich auf der Website der Firma AUGIAS selbst zu informieren. Die Referierenden des LWL-Archivamtes empfehlen für Vereine eine gängige Software für Tabellenkalkulation. Es muss nicht unbedingt Microsoft Excel sein. Jedes gängige Programm kann im Format .xlsx speichern, auch die Open-Access-Office-Lösungen LibreOffice und OpenOffice. Wem eine Excel-Tabelle optisch zu benutzerunfreundlich ist oder bei vielen Einträgen zu unübersichtlich wirkt, kann sich damit beschäftigen, wie eine Tabelle auch mit vielen Einträgen gut händelbar gestaltet werden kann. Die Anlage von verschiedenen Arbeitsblättern für verschiedene Bestände kann hilfreich sein. Eine solche Tabelle ermöglicht bereits die Funktion des Filterns und Suchens durch Stichworte. Zusätzlich können die Bestände bei Bedarf statistisch ausgewertet werden, wofür die Daten allerdings in einer gleichmäßigen und standardisierten Form verzeichnet werden müssen. Allerdings sollte sich bei der Kernstruktur der Tabelle immer an die vier Kern-Metadaten (siehe oben) gehalten werden. Werden weitere Spalten mit Informationen hinzugefügt, dann sollten diese gut überlegt und für Nachfolgende dokumentiert werden. Eine Uneinheitlichkeit kann künftige Übertragungen der Tabelleninhalte in ein AIS erschweren und folgenden Vereinsmitgliedern viel Nacharbeit verursachen. Findbücher im Lesesaal des LWL-Archivamtes Foto/ WHB/Hoffschulte
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